Trotz der derzeit außergewöhnlichen Herausforderungen durch die Corona-Krise müssen sich Unternehmer auch zeitgereicht diesem Thema widmen, um die notwendigen administrativen Schritte zu setzen. Es besteht vor allem für Handelsbetriebe Handlungsbedarf, welche vor dem 1.12.2017 gegründet wurden. Handelsbetriebe, die ab dem 1.12.2017 gegründet wurden, müssen das neue Gehaltsschema bereits seit der Betriebsgründung an verwenden. Es sollte daher geprüft werden, ob das tatsächlich der Fall ist.
8 Beschäftigungsgruppen
Das alte Gehaltssystem für Handelsangestellte sieht 6 Beschäftigungsgruppen vor, im neuen Gehaltssystem sind hingegen 8 Beschäftigungsgruppen vorgesehen. Das neue Gehaltssystem unterscheidet in den Beschäftigungsgruppen zwischen Fachlaufbahn und Führungslaufbahn.
Ein weiterer Unterschied zum alten Gehaltssystem ist, dass das neue Gehaltssystem nur eine einheitliche Gehaltstafel für das gesamte Bundesgebiet vorsieht. Im alten Gehaltssystem gab es zwei Gehaltsgebiete nämlich eines für alle Bundesländer außer Salzburg und Vorarlberg und eines für die zwei Bundesländer.
Wahl des Umstiegsstichtags
In einem ersten Schritt ist für die Anwendung des neuen Gehaltssystems der Umstiegsstichtag festzulegen. Dies muss, soweit ein Betriebsrat vorhanden ist, im Rahmen einer Betriebsvereinbarung erfolgen. Für Unternehmen ohne Betriebsrat kann der Arbeitgeber ohne Mitwirkung der Arbeitnehmer den Umstiegsstichtag selbst bestimmen, die Arbeitnehmer sind jedoch spätestens 3 Monate vor dem geplanten Stichtag schriftlich zu informieren. Bei der Wahl des Umstiegsstichtags sind verschiedene organisatorische Faktoren zu berücksichtigen, beispielsweise die Schaffung von Ressourcen für die Administration des Übergangs, die Anpassung des Lohnverrechnungsprogramms, Zeit für die Gestaltung der notwendigen Unterlagen, usw.
Umstufung aller Arbeitnehmer
Danach hat die Umstufung aller Arbeitnehmer von den 6 Beschäftigungsgruppen des Gehaltssystems ALT in die 8 Beschäftigungsgruppen des Gehaltssystem NEU zu erfolgen. Hierzu ist zunächst eine Überprüfung der bestehenden Einstufung im Gehaltssystem ALT notwendig, und sodann die Einstufung in das Gehaltssystem NEU entsprechend vorzunehmen. Als Hilfestellung bietet das neue Gehaltssystem 7 Arbeitswelten (z.B. Einkauf, Verkauf & Vertrieb) und darauf aufbauend 75 „Referenzfunktionen“, die als Orientierung für die Einstufung dienen.
Im Anschluss an die Umstufung sind den Arbeitnehmern sämtliche Informationen im Zusammenhang mit dem Umstieg mitzuteilen. Diese Mitteilung („Umstiegsdienstzettel“) hat unter anderem die neue Beschäftigungsgruppe und die Höhe des neuen Mindestentgelts zu enthalten. Die Mitteilung hat spätestens 4 Wochen vor dem Übertrittstichtag zu erfolgen.
Hinweis: Für den Umstieg sind zahlreiche administrative Schritte zu setzen, bitte kalkulieren Sie eine dementsprechende Vorlaufzeit ein. Wir beraten Sie gerne zur Wahl des optimalen Umstiegszeitpunktes und begleiten Sie bei der Umstellung auf das Gehaltssystem NEU.
